Be a bitch on e-mail or be e-mails’ bitch!
Styrer du arbeidshverdagen din selv? Eller lar du e-posten styre dagen din?
Min hypotese er at veldig mange lar arbeidsdagen styres av hva som til enhver tid rører seg i mailboksen, og dermed alle andres behov og oppgaver. Se for deg scenarioet:
Du jobber med en analyse og mens du jobber tikker det inn en mail i innboksen. Overskriften gjør deg nysgjerrig og du klikker deg inn på mailen, leser den og tenker at dette er fort gjort så du kan like gjerne svare med en gang. Du vender tilbake til rapporten, men når du skal starte husker du ikke helt hvor du var.
Hjernen bruker tid på denne omstillingen og trenger fokus på en og en oppgave fremfor multitasking, og jeg tenker derfor at vi gjør lurt i å være mer kyniske når det gjelder egen tidsbruk.
Det sies at folk opplever deg som dyktigere i jobben dersom du svarer raskt på e-post, og dette kan la seg gjøre uten at det trenger å gå på bekostning av fokuset du trenger:
👩💻 Skjerm innboksen din fra irrelevant informasjon. Sett opp regler som gjør at autogenererte e-poster, kopimail og annet irrelevant innhold havner i andre mailbokser enn innboksen for å sikre at innboksen din kun inneholder ting som du må ta stilling til.
🗓️ Sett av dedikert tid i kalenderen til å svare på e-post, skru av varsler og les e-post når du faktisk har satt av og har tid til det.
📨 Praktiser «clean inbox». Når du har lest en e-post, ta stilling til hva du skal gjøre med den umiddelbart og deretter få den ut av syne:
Tar det mindre enn 10 minutter å svare? - Svar umiddelbart. Deretter arkiverer du e-posten og får den vekk fra innboksen. Det vil også si at med mindre du har 10 minutter til rådighet for å svare, så la være å lese e-post.
Tar det mer tid å svare? Sett av tid i kalenderen for å svare, og legg eposten i en mappe for oppfølging.
Trenger du avklaringer fra andre for å gi et godt svar? Be om avklaringene, vent på disse og legg e-posten i en mappe for avklaring.
Trenger du ikke å svare? Arkivér e-posten.
Test det ut. Min erfaring er at det er ganske avhengighetsskapende og det gjør at hverdagslykke for meg ofte kan innebære et bilde som dette.
Comments